Faciliter l'entrepreneuriat

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Introduction aux tableaux de bord

Aujourd'hui, tout responsable (fonctionnel ou opérationnel) se doit de suivre, en temps réel, le domaine qu'il doit gérer afin de comparer les résultats réels aux prévisions, afin de décider des éventuelles corrections.

En gestion, les grandes étapes sont :

  • Prévisions, anticipation, compréhension
  • Détermination d'une stratégie, fixation d'objectifs
  • Mise en place d'un plan d'actions, détermination des moyens
  • Chiffrage prévisionnel
  • Passage à l'action, réalisation
  • Mesure des résultats
  • Comparaison du réel avec prévisionnel, mesure des écarts
  • Recherche des causes
  • Actions correctives

Ainsi chaque responsable doit se doter d'un tableau de bord lui permettant de contrôler ce qui est en train de se passer afin de décider.

Le but d'un tableau de bord est d'informer un responsable sur la situation de certains indicateurs jugés comme essentiels pour piloter son activité.

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Les rôles d'un tableau de bord

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INSTRUMENT DE CONTRÔLE ET DE COMPARAISON :

- Un tableau de bord permet de contrôler en permanence les réalisations par rapport aux objectifs fixés dans le cadre de la procédure budgétaire.

- Il attire l'attention sur les points clés et leurs éventuelles dérives.

- Il doit permettre de diagnostiquer les points faibles et de faire apparaître ce qui est anormal et qui a donc une répercussion (défavorable ou favorable) sur le résultat de l'entreprise.

OUTIL DE DIALOGUE ET DE COMMUNICATION INTERNE :

- Dès sa parution (toutes les heures, tous les jours, toutes les semaines, tous les mois), le tableau de bord doit permettre aux responsables concernés de commenter les résultats de leurs actions, d'analyser les points forts et faibles.

- Le tableau de bord en attirant l'attention de tous sur des paramètres indentiques, donne un langage commun.

AIDE A LA DECISION :

Un tableau de bord donne des indications sur les points clés de gestion et sur leurs éventuels écarts, mais il doit être surtout à l'initiative de l'action.

En effet, la connaissance des points faibles ou forts doit être OBLIGATOIREMENT suivie d'une analyse des causes potentielles, d'une recherche de solutions et de la mise en oeuvre des actions correctives.

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Les principes de conception

Pour être efficace un tableau de bord doit être conçu avec les principes suivants :Gilles LAPIERRE 002

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La cohérence avec l'organigramme

Le découpage des tableaux de bord doit respecter l'organigramme fonctionnel.

Gilles LAPIERRE 003

 

Le réseau des tableaux de bord est donc une mécanique "gigogne" (système de boîtes), aux caractéristiques suivantes :

- Chaque responsable possède son propre tableau de bord

- Pour un niveau hiérarchique donné, le tableau de bord ne doit contenir que les indicateurs dont le responsable a besoin pour éclairer son analyse et prendre ses décisions.

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Des indicateurs pertinents

Gilles LAPIERRE 004

 

En relation avec les objectifs, il faut :

1 - Identifier les points clés de succès.

2 - Pour chacun des points clés, déterminer les informations (paramètres) essentielles utiles pour piloter le centre de responsabilité.

3 - Pour chaque information essentielle suivie, il faut fixer les indicateurs pertinents.

EXEMPLE :

Dans une PME, le responsable de l'atelier de production souhaite avoir un tableau de bord.

  • Objectifs de l'atelier :

        - Fabriquer la quantité demandée

        - Respecter un taux maxi de rebuts

  • Points clés de succès :

        - Productivité

        - Fonctionnement des machines

        - Qualité de la production

  • Paramètres (informations essentielles) :

        - Effectif présent

        - Rendement de la main d'oeuvre

        - Rendement des machines

        - Fiabilité du matériel

        - Nombre de pièces bonnes

  • Indicateurs :

        - Nombre de personnes en production dans l'atelier

        - Quantité pièces bonnes / Nb heures réelles en production

        - Quantité pièces bonnes / Nb réel heures machines

        - Quantité pièces bonnes / Quantité pièces fabriquées

        - Temps de production des machines / Temps machine total disponible

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La forme générale d'un tableau de bord

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Tableau de bord synoptique

Gilles LAPIERRE - Tableau de bord synoptique

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